Làm thế nào để tạo ra đúng giai điệu trong tất cả các email, tin nhắn và bài đăng trên mạng xã hội của bạn

 Người đồng sáng lập Grammarly Alex Shevchenko giải thích cách giữ cá tính và sự hài hước của bạn trong giao tiếp bằng văn bản mà không làm mất lòng bất kỳ ai.

Làm thế nào để tạo ra đúng giai điệu trong tất cả các email, tin nhắn và bài đăng trên mạng xã hội của bạn

[Ảnh: Blackzheep / iStock]

HƠN NHƯ THẾ NÀY

3 lý do khiến bạn kiệt sức và bạn có thể làm gì để giúp đỡ

Nếu bạn đang căng thẳng hoặc kiệt sức, hãy thử thủ thuật đơn giản này

Những công việc truyền thông nổi tiếng của chúng tôi đã bị loại Đây là lý do chúng tôi thoát ra một cách duyên dáng

BỞI ALEX SHEVCHENKO7 PHÚT ĐỌC

Chúng tôi viết mọi lúc. Chúng tôi nhắn tin cho bạn bè, chúng tôi gửi email cho đồng nghiệp, chúng tôi đăng trên mạng xã hội — chúng tôi thậm chí còn soạn thảo các bài báo (như tôi bây giờ). Và khi chúng tôi viết, khán giả không thể nhìn thấy khuôn mặt, nghe thấy giọng nói của chúng tôi hoặc ghi nhận ngôn ngữ cơ thể của chúng tôi. Chỉ riêng lời nói của chúng ta phải truyền đạt ý nghĩa của chúng ta cho người khác.

Ngay cả khi đó là người bạn biết, luôn có khả năng những gì bạn đã viết có thể được diễn giải theo một cách cực kỳ khác so với dự định của bạn. Điều này có thể xảy ra vì bất kỳ lý do nào. Người đó có thể ở múi giờ khác, có hiểu biết khác về các cụm từ và thành ngữ, hoặc chỉ có tâm trạng khác với bạn. Dù là trường hợp nào, không có gì đơn giản để đảm bảo rằng giọng điệu của bạn được truyền tải và hiểu đầy đủ. Vậy chúng ta có thể làm gì?

TẠI SAO GIỌNG ĐIỆU LẠI QUAN TRỌNG TRONG CÔNG VIỆC

Chúng tôi tương tác liên tục qua các kênh viết — email, nền tảng nhắn tin tại nơi làm việc, văn bản, v.v. — và chúng tôi thường bị áp lực phải trả lời càng sớm càng tốt. Có lẽ chúng ta chỉ có cơ hội lướt nhanh trước khi cần gửi lại một câu trả lời. Nhưng một khi bạn đã gửi bài viết đó đi khắp thế giới, bạn gần như không thể lấy lại được.

Gần như mọi người đã có kinh nghiệm đọc lại một tin nhắn hoặc email để xem liệu họ có viết điều gì đó theo cách mà họ muốn nói hay không. Giọng điệu sai - nghe cộc lốc khi bạn muốn tỏ ra hiệu quả, hoặc nghe có vẻ thụ động-hung hăng khi bạn muốn tỏ ra lịch sự - có thể khiến các mối quan hệ bị tổn hại và gây hại cho những nỗ lực hợp tác. Trong một môi trường làm việc có nhịp độ nhanh, những vấn đề này có thể dễ dàng cộng dồn.

Tôi tương tác với rất nhiều đồng nghiệp ở một số văn phòng trên khắp thế giới, điều đó có nghĩa là tôi cần giao tiếp kỹ thuật số, thông qua hình thức viết, mọi lúc. Tuy nhiên, tôi đã có kinh nghiệm trực tiếp về sự khó khăn trong việc truyền đạt giọng điệu phù hợp như một người nói tiếng Anh không phải là bản ngữ.

Tôi lớn lên ở Ukraine, nơi chúng tôi có phong cách giao tiếp hoàn toàn khác so với ở Mỹ. Ukraine mà các nhà nhân loại học đôi khi gọi là một nền văn hóa bối cảnh cao, trong đó ý nghĩa thường ẩn chứa và không được giải thích. Chia sẻ cảm xúc và cảm xúc dưới dạng văn bản là không phổ biến. Điều này đặc biệt đúng với văn bản kinh doanh ở Ukraine, vốn rất trang trọng và công thức.

Khi bạn học tiếng Anh như một ngôn ngữ thứ hai, bạn thường tham gia các lớp học không tập trung nhiều vào việc phân biệt chính thức với cách nói không chính thức, bình thường — họ dạy ngôn ngữ với các quy tắc chính thức. Kết quả là, bạn sẽ có vẻ quá trang trọng trong email, điều này khiến bạn ngay lập tức trở thành một người nói tiếng Anh không phải là bản ngữ. Hai yếu tố này đã gây khó khăn khi làm việc tại các nền văn hóa có bối cảnh thấp như Canada hoặc Mỹ để tạo ra ấn tượng phù hợp.

Cách tự nhiên của tôi để giao tiếp qua email là trả lời bằng một hoặc hai câu, điều này có thể trở nên cộc lốc hoặc thiếu sự đồng cảm mà không phải ý định của tôi. Vì vậy, tôi đã nỗ lực hết mình để đảm bảo rằng tôi đưa ra đúng giọng điệu, cho dù tôi đang cung cấp phản hồi mang tính xây dựng, giải quyết một quyết định khó khăn hay thể hiện sự đánh giá cao đối với công việc đã hoàn thành tốt. Tôi nhìn vào email của mình và nghĩ: Điều này có nói lên điều tôi cần nó nói theo cách tôi muốn ai đó nắm lấy nó không?

KHI NÀO VÀ Ở ĐÂU ĐỂ NHẮM ĐẾN MỘT GIỌNG ĐIỆU CỤ THỂ TRONG BÀI VIẾT CỦA BẠN

Một trong những phần khó nhất của việc tạo ra một giọng văn phù hợp là nó thay đổi từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, người này sang người khác, bối cảnh sang ngữ cảnh. Bạn sẽ không tiếp cận việc viết một lá thư cho khách hàng mới giống như cách bạn viết một bài đăng trên blog của công ty. Các kênh khác nhau cũng yêu cầu các âm khác nhau. Slack hoặc Facebook Messenger thường khác với email. Giờ đây, “nơi làm việc” đi cùng với chúng ta trên máy tính xách tay, máy tính bảng và điện thoại thông minh, chúng ta thường thấy mình cần phải chuyển đổi qua lại giữa giọng điệu thân mật và phong cách chuyên nghiệp khi đang di chuyển.

Là một nhà đồng sáng lập và giám đốc sản phẩm, người thường xuyên giao tiếp với đồng nghiệp ở xa, tôi cần điều chỉnh giọng điệu của mình thường xuyên, tăng hoặc giảm hình thức và lượng thông tin trong tin nhắn của mình. Nếu tôi viết thư cho một nhóm mà tôi biết rõ và hợp tác chặt chẽ, tôi có thể sử dụng một giọng điệu thân mật hơn. Nhưng nếu tôi viết thư cho một nhóm mà tôi có thể không tương tác nhiều, tôi sẽ cần sử dụng một giọng điệu trang trọng hơn để có thể truyền đạt bối cảnh và tầm quan trọng của nhiệm vụ hiện tại.

Một cách mà tôi thích sử dụng Slack là vui tươi và — hy vọng — hài hước khi đăng lên kênh thông báo trung tâm của chúng tôi. Công ty của chúng tôi có một đội ngũ phân tán và đa dạng về văn hóa, với những người ở nhiều múi giờ khác nhau và vì vậy mọi người có thể sẽ không đọc tin nhắn cùng một lúc. Tôi cố gắng đảm bảo rằng mình là người thân mật nhưng cũng đầy đủ thông tin, vì tôi có thể không trực tuyến khi có thắc mắc. Và tôi cố gắng trở nên đồng cảm bằng cách đề cập đến bất kỳ ai xứng đáng được ghi công cho bất cứ điều gì tôi đang chia sẻ.

Mức độ hiển thị của tôi ở công ty cao, điều này khiến tôi càng quan tâm đến giọng điệu của mình — những gì tôi nói có thể ảnh hưởng đến mọi người theo những cách tôi không định. Cách đây không lâu, một trong những nhóm kỹ sư của chúng tôi đã tung ra một tính năng mới trong phiên bản beta. Tôi rất vui mừng về nó và bắt đầu thử nghiệm nó ngay lập tức. Trong quá trình thử nghiệm, tôi đã tìm thấy một lỗi và ngay lập tức tôi đã chia sẻ với nhóm. Nhưng trong quá trình viết báo cáo lỗi, tôi đã bỏ qua việc thể hiện sự đánh giá cao của mình với nhóm về nỗ lực đáng kinh ngạc mà họ đã bỏ ra để tung ra tính năng này. Tôi chỉ cần chuyển thẳng đến báo cáo một lỗi. Đó là một sai lầm.

Kể từ đó, tôi đã đặt ra quy tắc cho bản thân là luôn cảm ơn ai đó vì công việc của họ trước khi tôi đi vào cung cấp phản hồi. Đôi khi tôi nghĩ về một câu mà mọi người gán cho Winston Churchill: “Chúng ta kiếm sống bằng những gì chúng ta nhận được, nhưng chúng ta kiếm sống bằng những gì chúng ta cho đi”. Tôi cố gắng lưu tâm về cách tôi “cho đi” trong email. Tôi nói lời cảm ơn bất cứ khi nào tôi có thể.

CÁCH ĐƯA TÍNH CÁCH VÀ SỰ HÀI HƯỚC VÀO BÀI VIẾT CỦA BẠN

Mọi thứ không phải lúc nào cũng nghiêm trọng như vậy. Giao tiếp nơi làm việc cũng có chỗ cho niềm vui. Với số lượng các kênh giao tiếp có sẵn cho chúng ta ngày nay, có rất nhiều chỗ để truyền cá tính vào bài viết của bạn. Nếu bạn không phải là người luôn sử dụng dấu chấm than, bạn có thể thử truyền tải sự nhiệt tình thực sự về điều gì đó tuyệt vời bằng cách bao gồm không chỉ một mà hai hoặc ba (hoặc bốn hoặc năm hoặc sáu)!

Sự hài hước cũng có thể giúp ích rất nhiều. Ngay cả khi bạn đang giao tiếp một điều gì đó rất quan trọng, việc thêm tính hài hước vào bài viết của bạn có thể khiến ai đó cảm thấy thoải mái và khiến họ cảm thấy thoải mái hơn khi tiếp cận hoặc xử lý thông tin. Sự hài hước thấm nhuần nhiều — nếu không muốn nói là hầu hết — trong giao tiếp của chúng ta, cả bên trong và bên ngoài. Chúng tôi cố gắng đảm bảo văn bản mà chúng tôi đưa vào thế giới thể hiện cách chúng tôi giao tiếp nội bộ — vui tươi thay vì trang trọng, sáng tạo thay vì tục tĩu, tràn đầy sinh lực thay vì sáo rỗng.

Ngay cả khi bạn không cảm thấy thoải mái khi nới lỏng giọng văn chuyên nghiệp của mình, đôi khi bạn có thể cân nhắc sử dụng hình ảnh. Theo tôi, GIF thích hợp nhất trong những bối cảnh rất thân mật và hài hước, chẳng hạn như kênh Slack với những đồng nghiệp thân thiết mà bạn hay đùa giỡn. Mặt khác, biểu tượng cảm xúc đã len lỏi sâu vào kết cấu của giao tiếp bằng văn bản hiện đại đến mức tôi thực sự không thể nghĩ ra nơi nào mà chúng không phù hợp. Không giống như ảnh GIF thường nhằm mục đích hài hước, biểu tượng cảm xúc giúp truyền tải nhiều loại cảm xúc, bao gồm cả những cảm xúc khó có thể diễn tả bằng lời.

Biết khi nào nên chuyển giọng từ ngớ ngẩn sang nghiêm túc và quay lại lần nữa không phải lúc nào cũng đơn giản. Và giai điệu thích hợp có thể thay đổi giữa các chức năng công việc. Việc giới thiệu và giới thiệu một nhân viên mới đòi hỏi một cách tiếp cận hoàn toàn khác so với một nhóm bán hàng tạo ra một bản thuyết trình. Để giúp mọi người biết cách thức và thời điểm thích ứng, tổ chức có thể hữu ích khi đặt ra các hướng dẫn về giọng điệu cho các tình huống giao tiếp bằng văn bản cụ thể.

TẬP TRUNG VÀO MỌI THỨ MÀ KHÔNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN Ý NGHĨA HOẶC TÍNH BAO HÀM

Ngôn ngữ đẹp và phức tạp, và chúng ta có vô số cách để truyền đạt ý nghĩa của mình. Ngay cả việc đưa ra các lựa chọn cụ thể về dấu câu cũng có thể giúp bạn nói được ý của bạn như thế nào. Hãy nghĩ về những văn bản bạn nhận được có bao gồm các dấu chấm mà dấu chấm than sẽ giúp bạn thoải mái hơn. Cá nhân tôi rất thích sử dụng dấu gạch ngang em hoặc dấu gạch ngang kép thay vì dấu phẩy khi gửi địa chỉ ai đó trong email (ví dụ: Max– hoặc Max—). Tôi gần như chắc chắn đã lạm dụng dấu gạch ngang và dấu gạch ngang - Tôi thích cách chúng cho phép bạn thêm nhiều ngữ cảnh hơn vào câu. Xem những gì tôi đã làm ở đó? 🙂

Điều quan trọng cần nhớ là thực hiện sự sáng tạo và phong cách vẫn nên bao gồm việc sử dụng ngôn ngữ hòa nhập, đó là một cách để thể hiện sự tôn trọng, hiểu biết và đánh giá cao đối với bất kỳ ai mà bạn đang giao tiếp, trong và ngoài nơi làm việc. Sử dụng đại từ ưu tiên khi nói chuyện với nhóm hoặc đồng nghiệp cá nhân là cách tốt nhất. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các nhà quản lý và giám đốc điều hành cấp cao, những người nắm giữ các vị trí lãnh đạo rõ ràng và nên mô hình hóa giao tiếp đồng cảm.